海外に6つの拠点があり、日本との情報共有はもちろん、海外同士での情報共有も出来るようになり、非常に便利と感じています。以前はメールでのやり取りも多く、データがあちらこちらにある状況でした。

海外で展示会をした時には、写真データをメールで送ってもらっていましたが、容量も限られるので担当者が数枚のみを選んで送っている状態でした。今では全ての写真をBoxに入れて、必要な写真を見る事ができています。容量が無制限なので、気にかけることもなく、送る側も受け取る側も格段に操作が楽になりました。

海外同士の情報共有が出来る事で仕事の仕方が変わりました。以前までのサーバー管理では、同じプロジェクトでも、拠点ごとフォルダを管理していたため（図1参照）、最新の情報が分かりませんでした。Boxではどこからでも同じフォルダを見る事ができるので、今では1つのフォルダで管理しています（図2参照）。他の国の人からヒントをもらったり、進捗状況もそこを見れば一目でわかる状況になっています。

また、図面や営業日報などもBoxで管理するようになりました。営業員は外出時の空いた時間に日報を作成し、Box上のフォルダに入れるだけで報告が完了します。会社に戻って1時間かけていた日報が訪問と訪問の間の15分で書けるようになったという声も聞こえます。高セキュリティの中で、自由度が高いのは嬉しいです。

図面に関してもクラウド上にあることで、タブレットを使用し、現場で確認することができます。図面を使う業種としてはとても助かっています。
情報を、引き出しやすく貯めやすい。非常に使いやすいです。

ファイルを誰に見せるのか、編集させるのか、細かく設定できるので、どこまでルール化をするのかがこれからの課題になってくると思っています。
海外の方にも使っていただいているので、大切な情報を軽率に扱われないように、いつ見たのか、いつダウンロードしたのか、ログを確認していく必要もあります。ログが残るということは抑止効果になっていると思います。

情報共有の質を高めていければと思っています。
Boxでは全文検索機能があるので、過去の莫大な試験データの管理もBoxで行えれば、すでに行っていた実験なのかどうかをすぐに調べる事ができます。現在は同じ部署でも社員数も多く、移動もあるので過去に同じ試験を行ったかを調べるだけでも時間がかかっています。
全てのデータをBoxで管理していけるよう全社導入を目指し、インフラの一部として活用していきたいです。