box担当がお勧めする超便利機能⓹

こんにちは、細川です！

本格的に冷え込みましたね。

私は趣味でテニス🎾のサークルに通っているのですが、こうも寒い日が続くとつい行くのを躊躇ってしまいます…。

ジムに通っている先輩たちを見習って、私も頑張ります😵

 

さて、今回ご紹介する機能はこちら！

【共有】

シンプルですが、一番よく使う機能かもしれません。

ニュアンスの通り、誰かとBox内のデータを共有する機能になります。

共有の方法は２つ！

一つずつご紹介します。

 

➊【ユーザーを招待】

別名『コラボレーション』とも言います。

これは、フォルダなどのデータの中に相手を招待し、一つのデータの中で複数人と共同で仕事をする際におすすめです。

 

例えば、社内で『クリスマス集会』というプロジェクトを企画しているとします。以下の通りで活用できます。

⑴プロジェクトリーダーが『クリスマス集会』というフォルダを作成

⑵プロジェクトメンバーをそのフォルダに招待する

⑶招待されたメンバーたちも、『クリスマス集会』フォルダの中にデータの追加や閲覧、編集などが可能に！

こうすることで、チーム内のみでプロジェクトを進めていけます。

 

ただ相手にデータを渡すためというよりは、長期にわたって誰かと仕事をする際におすすめです！

（弊社では所属する課ごとに招待したりしています）

 

 

➋【リンクを共有】

こちらは相手に一方的にデータを送り、見てもらう際に使用します。

一般的になじみがあるのはこちらかと思います。

見てもらうだけですので、基本的にはデータの追加や削除はもちろん、編集もできません。

主に資料を確認してもらいたいときなどにメインで使用します。

リンクを共有のバーを押してリンクを作成すると、URLが自動発行されます。

このリンクをメールや先日ご紹介したBoxNoteなどに貼り付けることで、相手に見てもらうことが可能です！

 

いかがでしたか？

最後に簡単にまとめると、

＊【ユーザーを招待】

→相手と一緒に仕事がしたい！

＊【リンクを共有】

→この資料を確認してほしい！（相手は基本見るだけ）

という感じです。

 

違いを知って、ぜひ使い分けてみてくださいね～😊